La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.\ \ Los procesos relacionados con los costes se ocupan de la predicción y gestión de los costes del proyecto. El propósito de los mismos es asegurar que el proyecto se completa dentro del presupuesto aprobado y que la información de costes esté disponible para la organización.  ***Estimación de Costos:*** desarrollar una aproximación de los costes de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto.\ \ **Preparación o elaboración del Presupuesto de Costos:** sumar los costes estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo a fin de establecer una línea base de coste.\ \ ***Control de Costos:*** influir sobre los factores que crean variaciones del coste y controlar los cambios en el presupuesto del proyecto.\ \ La Gestión de los Costos del Proyecto se ocupa principalmente del costo de los recursos necesarios para completar las actividades del cronograma. Sin embargo, la Gestión de los Costos del Proyecto también debería considerar el efecto de las decisiones del proyecto sobre los costos del uso, mantenimiento y soporte del producto, servicio o resultado del proyecto.\ \ ***El cálculo de costos del ciclo de vida***, junto con las técnicas de ingeniería del valor, puede mejorar la toma de decisiones, y se usa para reducir el coste y el tiempo de ejecución, y para mejorar la calidad y el rendimiento del producto entregable del proyecto.\ \ La Gestión de los Costos del Proyecto contempla los requisitos de información de los interesados en el proyecto. Los diferentes interesados medirán los costes del proyecto de diferentes maneras y en diferentes momentos.\ \ En algunos proyectos, especialmente los de menor alcance, la estimación de costos y la preparación del presupuesto de costes están tan estrechamente vinculadas que se consideran como un proceso único, que puede ser realizado por una sola persona durante un período de tiempo relativamente corto. **El plan de gestión de costos puede establecer**: * ***Nivel de precisión.*** Las estimaciones de costes de las actividades del cronograma se ajustarán a un redondeo de los datos según una precisión prescrita ,dependiendo del alcance de las actividades y la magnitud del proyecto, y pueden incluir una cantidad para contingencias. * **Unidades de medida.** Se definen todas las unidades usadas en las mediciones, como por ejemplo, las horas o días de trabajo, la semana de trabajo, la suma global, etc., para cada uno de los recursos. * **Enlaces con los procedimientos de la organización.** El componente de la EDT usado para la contabilidad del coste del proyecto se denomina cuenta de control (CA). A cada cuenta de control se le asigna un código o un número de cuenta que está vinculado de forma directa con el sistema de contabilidad de la organización ejecutante. Si en la cuenta de control se incluyen las estimaciones de costes para los paquetes de planificación, entonces también se incluye el método para preparar el presupuesto de los paquetes de planificación. * **Umbrales de control.** Se pueden definir umbrales de variación para los costes u otros indicadores (por ejemplo, días por persona, volumen de producto) en puntos de tiempo designados durante el proyecto, para indicar la cantidad acordada de variación permitida. # Estimación de costo ## Entradas 1. **Factores Ambientales de la Empresa** como: * Condiciones del mercado. * Bases de datos comerciales. \ 2\. **Activos de los Procesos de la Organización**. * Políticas de estimación de costes. * Plantillas de estimación de costes. * Información histórica. * Archivos del proyecto. * Conocimiento del equipo del proyecto. * Lecciones aprendidas. 1. **Enunciado del Alcance del Proyecto**.\ \ El enunciado del alcance del proyecto describe la necesidad de negocio, justificación, requisitos y límites actuales del proyecto. Proporciona información importante acerca de los requisitos del proyecto que se tiene en cuenta durante la estimación de costes. El enunciado del alcance del proyecto incluye: * Las restricciones. Las restricciones son factores específicos que pueden limitar las opciones de la estimación de costes. * Las asunciones. * Los requisitos. El enunciado del alcance del proyecto también proporciona la lista de productos entregables, y los criterios de aceptación para el proyecto y sus productos, servicios y resultados. \ 4\. Estructura de Desglose del Trabajo (EDT).\ \ La estructura de desglose del trabajo (EDT) del proyecto suministra la relación entre todos los componentes del proyecto y los productos entregables del proyecto\ \ 5\. Diccionario de la EDT\ \ El diccionario de la EDT y los enunciados detallados del trabajo relacionados proporcionan una identificación de los productos entregables y una descripción del trabajo en cada\ componente de la EDT necesario para producir cada producto entregable.\ \ 6\. Plan de Gestión del Proyecto.\ \ El plan de gestión del proyecto suministra el plan general para ejecutar, supervisar y controlar el proyecto, e incluye planes subsidiarios que proporcionan orientación e instrucciones para la planificación y el control de la gestión de costes. En el caso de que estén disponibles otras salidas de planificación, se tienen en cuenta durante la estimación de costes. ## Herramientas y Técnicas * **Estimación por Analogía**. La estimación de costes por analogía implica usar el coste real de proyectos anteriores similares como base para estimar el coste del proyecto actual. La estimación de costes por analogía se utiliza frecuentemente para la estimación de costes cuando la cantidad de información detallada sobre el proyecto es limitada. * **Determinación de Tarifas de Costes de Recursos**.La persona que determina las tarifas o el grupo que prepara las estimaciones debe conocer las tarifas de costes unitarios, tales como el coste del personal por hora y el coste del material a granel por yarda o metro cúbico, correspondientes a cada recurso para estimar los costes de la actividad del cronograma. Reunir cotizaciones es un método de obtener las tarifas. Para los productos, servicios o resultados que deben obtenerse por contrato, se pueden incluir las tarifas estándar con factores de escalamiento en el contrato. * **Estimación Ascendente**. Esta técnica implica estimar el coste de paquetes de trabajo individuales o actividades del cronograma individuales con el nivel más bajo de detalle. Este coste detallado luego se resume o “acumula” en niveles superiores para fines de información y seguimiento. * **Estimación Paramétrica**. La estimación paramétrica es una técnica que utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables, para calcular una estimación de costes para un recurso de la actividad del cronograma. * **Software de Gestión de Proyectos.** El software de gestión de proyectos, es ampliamente utilizado para asistir en el proceso de estimación de costes. Dichas herramientas pueden simplificar el uso de algunas de las técnicas de estimación de costes y, por consiguiente, facilitar la consideración rápida de las diversas alternativas de estimación de costes. * **Análisis de Propuestas para Licitaciones**. Entre otros métodos de estimación de costes se incluyen el análisis de propuestas para licitaciones y un análisis de lo que debería costar el proyecto. * **Análisis de Reserva**. Muchos estimadores de costes incluyen reservas, también llamadas asignaciones para contingencias, como costes en muchas estimaciones de costes de las actividades del cronograma. * **Coste de la Calidad.** El coste de la calidad, también puede utilizarse para preparar la estimación de costes de las actividades del cronograma. ## Salidas **1. Estimaciones de Costes de las Actividades** La estimación de costes de una actividad es una evaluación cuantitativa de los costes probables de los recursos necesarios para completar las actividades del cronograma.\ \ Este tipo de estimación puede presentarse en forma de resumen o en detalle. Los costes se estiman para todos los recursos que se aplican a la estimación de costes de la actividad. Esto incluye, entre otros. * La mano de obra. * Los materiales. * Los equipos, los servicios. * Las instalaciones. * La tecnología de la información. * Categorías especiales como una asignación por inflación o una reserva para contingencias de coste. **2. Información de Respaldo de la Estimación de Costes de las Actividades.** La cantidad y el tipo de información adicional que respalda la estimación de costes de las actividades del cronograma varían por área de aplicación. Independientemente del nivel de detalle, la documentación de respaldo debe proporcionar una imagen clara, profesional y completa de cómo se obtuvo la estimación de costes.\ \ La información de respaldo para las estimaciones de costes de las actividades deberá incluir: * Descripción del alcance del trabajo del proyecto de la actividad del cronograma. * Documentación de los fundamentos de la estimación. * Documentación de todas las asunciones realizadas * Documentación de todas las restricciones. * Indicación del rango de estimaciones posibles. **3. Cambios Solicitados**\ \ El proceso Estimación de Costes puede generar cambios solicitados que pueden afectar al plan de gestión de costes, a los requisitos de recursos de las actividades y a otros componentes del plan de gestión del proyecto. Los cambios solicitados se procesan para su revisión y disposición a través del proceso Control Integrado de Cambios. **4. Plan de Gestión de Costes (Actualizaciones)**\ \ Si del proceso Estimación de Costes resultan solicitudes de cambio aprobadas, el componente plan de gestión de costes, del plan de gestión del proyecto se actualiza si esos cambios aprobados causan un impacto sobre la gestión de costes. # Preparación del Presupuesto de Costes La preparación del presupuesto de costes implica sumar los costes estimados de las actividades del cronograma o paquetes de trabajo individuales para establecer una línea base de coste total, a fin de medir el rendimiento del proyecto. El enunciado del alcance del proyecto proporciona el presupuesto resumen. Sin embargo, las estimaciones de costes de las actividades del cronograma o de los paquetes de trabajo se preparan con anterioridad a las solicitudes de presupuesto detallado y la autorización de trabajo. ## Entradas **Factores Ambientales de la Empresa**\ \ El proceso Estimación de Costes considera: * Condiciones del mercado. Qué productos, servicios y resultados están disponibles en el mercado, quién los tiene y en qué términos y condiciones. * Bases de datos comerciales. Generalmente, la información sobre los ratios de costes de recursos se puede obtener de bases de datos comerciales que realizan el seguimiento de las habilidades y los costes de recursos humanos, y proporcionan costes estándar para materiales y equipos. Las listas de precios publicadas del vendedor son otra fuente. **Activos de los Procesos de la Organización** Las políticas, los procedimientos y las guías formales e informales existentes relacionadas con la estimación de costes se tienen en cuenta al desarrollar el plan de gestión de costes, seleccionar las herramientas de estimación de costes, y los métodos de seguimiento y control que deberán utilizarse. * Políticas de estimación de costes. * Plantillas de estimación de costes. * Información histórica. * Archivos del proyecto. * Conocimiento del equipo del proyecto. * Lecciones aprendidas. 1. **Enunciado del Alcance del Proyecto.**\ \ Las limitaciones periódicas formales de los gastos de fondos del proyecto pueden incluirse en el acta de constitución del proyecto o en el contrato. Estas restricciones de la financiación se reflejan en el enunciado del alcance del proyecto, y pueden estar motivadas por las autorizaciones anuales de financiación por parte de la organización del comprador u otras entidades, como por ejemplo, agencias gubernamentales. 2. **Estructura de Desglose del Trabajo**.\ \ La estructura de desglose del trabajo [(EDT) ](http://pmbokuacm.weebly.com/gestioacuten-del-cronograma.html)del proyecto proporciona la relación entre todos los componentes del proyecto y los productos entregables del proyecto. 3. **Diccionario de la EDT**.\ \ El diccionario de la EDT y los enunciados detallados del trabajo relacionados proporcionan una identificación de los productos entregables y una descripción del trabajo en cada\ componente de la EDT necesario para producir cada producto entregable. 4. **Estimaciones de Costes de las Actividades.**\ \ Las estimaciones de costes para cada actividad del cronograma dentro de un paquete de trabajo se suman para obtener una estimación de costes para cada paquete de trabajo. 5. **Información de Respaldo de la Estimación de Costes de las Actividades**.\ \ La cantidad y el tipo de información adicional que respalda la estimación de costes de las actividades del cronograma varían por área de aplicación. Independientemente del nivel de detalle, la documentación de respaldo debe proporcionar una imagen clara, profesional y completa de cómo se obtuvo la estimación de costes.\ \ La información de respaldo para las estimaciones de costes de las actividades deberá incluir: * Descripción del alcance del trabajo del proyecto de la actividad del cronograma. * Documentación de los fundamentos de la estimación. * Documentación de todas las asunciones realizadas. * Documentación de todas las restricciones. * Indicación del rango de estimaciones posibles para indicar que se espera que el artículo cueste entre un rango determinado posible de dinero. \ **6. Cronograma del Proyecto.** El cronograma del proyecto incluye las fechas de inicio y finalizaciónvprogramadas para las actividades del cronograma del proyecto, los hitos del cronograma, losvpaquetes de trabajo, los paquetes de planificación y las cuentas de control. Esta información sevutiliza para sumar costes a los períodos del calendario cuando se planifica incurrir en dichos costes. **7. Calendarios de Recursos.** Un calendario combinado de recursos para el proyecto documenta los días laborables y no laborables que determinan aquellas fechas en las que cada recurso específico, ya sea una persona o un material, puede estar activo u ocioso. El calendario de recursos del proyecto define, por lo general, días festivos específicos de los recursos y períodos de disponibilidad de los recursos. El calendario de recursos del proyecto identifica la cantidad disponible de cada recurso durante cada período de disponibilidad.\ \ **8. Contrato.**\ La información del contrato relacionada con los productos, servicios o resultados que se han comprado, y sus costes, se usa para desarrollar el presupuesto. **9. Plan de Gestión de Costes.** Durante la preparación del presupuesto de costes se consideran el componente plan de gestión de costes, del plan de gestión del proyecto, y otros planes subsidiarios. ## Herramientas y Técnicas 1. **Estimación por Analogía** La estimación de costes por analogía implica usar el coste real de proyectos anteriores similares como base para estimar el coste del proyecto actual.\ \ La estimación de costes por analogía es, en general, menos costosa que otras técnicas, pero generalmente también es menos exacta. Es más fiable cuando los proyectos anteriores son similares de hecho y no sólo en apariencia, y las personas o grupos que preparan las estimaciones tienen la experiencia necesaria. 2. **Determinación de Tarifas de Costes de Recursos**\ \ La persona que determina las tarifas o el grupo que prepara las estimaciones debe conocer las tarifas de costes unitarios, tales como el coste del personal por hora y el coste del material a granel por yarda o metro cúbico, correspondientes a cada recurso para estimar los costes de la actividad del cronograma. 3. **Estimación Ascendente**\ \ Esta técnica implica estimar el coste de paquetes de trabajo individuales o actividades del cronograma individuales con el nivel más bajo de detalle. Este coste detallado luego se resume o “acumula” en niveles superiores para fines de información y seguimiento. El coste y la exactitud de la estimación de costes ascendente en general está motivada por el tamaño y la complejidad de la actividad del cronograma o del paquete de trabajo individuales. 4. **Estimación Paramétrica** La estimación paramétrica es una técnica que utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables. Esta técnica puede producir niveles superiores de\ exactitud dependiendo de la complejidad, así como también de la cantidad subyacente de recursos y la información de costes incorporada al modelo. 5. **Software de Gestión de Proyectos**\ \ El software de gestión de proyectos, es ampliamente utilizado para asistir en el proceso de estimación de costes. Dichas herramientas pueden simplificar el uso de algunas de las técnicas de estimación de costes y, por consiguiente, facilitar la consideración rápida de las diversas alternativas de estimación de costes. 6. **Análisis de Propuestas para Licitaciones**\ \ Entre otros métodos de estimación de costes se incluyen el análisis de propuestas para licitaciones y un análisis de lo que debería costar el proyecto. 7. **Análisis de Reserva**.\ \ Muchos estimadores de costes incluyen reservas, también llamadas asignaciones para contingencias, como costes en muchas estimaciones de costes de las actividades del cronograma. 8. **Coste de la Calidad**\ \ El coste de la calidad también puede utilizarse para preparar la estimación de costes de las actividades del cronograma. ## Salidas 1. **Línea Base de Coste.** La línea base de coste es un presupuesto distribuido en el tiempo que se usa como base respecto a la cual se puede medir, supervisar y controlar el rendimiento general del coste en el proyecto. Se desarrolla sumando los costes estimados por período y normalmente se representa por una curva S, como se ilustra en la siguiente figura. [](http://pmbokuacm.weebly.com/uploads/1/5/5/8/15580972/795962_orig.jpg) La línea base de coste es un componente del plan de gestión del proyecto. Muchos proyectos, especialmente los de gran magnitud, tienen múltiples líneas base de coste o recursos, y líneas base de producción de consumibles para medir diferentes aspectos del rendimiento del proyecto.\ \ 2\. \*\*Requisitos para la Financiación del Proyecto\ \*\*\ Los requisitos de financiación, totales y periódicos se derivan de la línea base de coste y pueden establecerse para excederlos, en general por un margen, a fin de estar preparado para el avance temprano o los sobrecostes.\ \ En general, la financiación tiene lugar en cantidades incrementales que no son continuas y, por lo tanto, aparece como una función escalonada que se muestra en la figura anterior. Los fondos totales necesarios son aquellos incluidos en la línea base de coste más la cantidad de reserva para contingencias de gestión. Una parte de la reserva para contingencias de gestión puede incluirse de forma incremental en cada paso de la financiación o puede ser financiada cuando sea necesario, dependiendo de las políticas de la organización.\ \ La línea base de coste y las líneas de flujo de caja se incrementarán cuando se autorice una parte de la reserva de gestión y cuando se gaste. Cualquier diferencia al final del proyecto entre los fondos asignados y las cantidades de la línea base de coste y de flujo de caja muestra la cantidad\ de la reserva de gestión que no fue utilizada.\ \ 3\. **Plan de Gestión de Costes (Actualizaciones)**\ \ Si del proceso Preparación del Presupuesto de Costes resultan solicitudes de cambio aprobadas, el componente plan de gestión de costes, del plan de gestión del proyecto, se actualiza si esos cambios aprobados causan un impacto sobre la gestión de costes\ \ 4\. \*\*Cambios Solicitados\ \*\*\ El proceso Preparación del Presupuesto de Costes puede generar cambios solicitados que afecten al plan de gestión de costes u otros componentes del plan de gestión del proyecto.\ \ Los cambios solicitados se procesan para su revisión y disposición a través del proceso Control Integrado de Cambios. # Controlar los Costos Controlar los Costos es el proceso por el que se monitorea la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo. La actualización del presupuesto implica registrar los costos reales en los que se ha incurrido a la fecha. Cualquier incremento con respecto al presupuesto autorizado sólo puede aprobarse mediante el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios. El monitoreo del gasto de fondos sin tomar en cuenta el valor del trabajo que se está realizando y que corresponde a ese gasto tiene poco valor para el proyecto, más allá de permitir que el equipo del proyecto se mantenga dentro del financiamiento autorizado. ## Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto * Línea base del desempeño de costos. * Plan de gestión de costos. 2. Requisitos de Financiamiento del Proyecto 3. Información sobre el Desempeño del Trabajo 4. Activos de los Procesos de la Organización ## Herramientas y Técnicas 1 Gestión del Valor Ganado * Valor planificado. * Valor ganado. * Costo real. * Variación del costo. * Índice de desempeño del cronograma. * Índice del desempeño del costo. 2 Proyecciones * Proyección de la EAC basada en el trabajo correspondiente a la ETC, realizado según la proporción presupuestada. * Proyección de la EAC basada en el trabajo correspondiente a la ETC, realizado según el CPI actual. * Proyección de la EAC basada en el trabajo correspondiente a la ETC, realizado considerando ambos factores (SPI y CPI). 3 Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI) 4 Revisiones del Desempeño Análisis de variación. * Análisis de tendencias. * Desempeño del valor ganado. 5 Análisis de Variación 6 Software de Gestión de Proyectos ## Salidas 1 Mediciones del Desempeño del Trabajo 2 Proyecciones del Presupuesto 3 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización 4 Solicitudes de Cambio 5 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto * Línea base del desempeño de costos. * Plan de gestión de costos. 6 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Los procesos de Estimar los Costos, determinar el Proceso y controlar los costos, interactúan entre sí y con procesos de las otras áreas de conocimiento. Dependiendo de las necesidades del proyecto, cada proceso puede implicar el esfuerzo de una persona o grupo de personas. Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto y en una o más fases del proyecto, en caso de que el mismo esté dividido en fases. Determinar el Presupuesto es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada. Determinar el Presupuesto es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada. Esta línea base incluye todos los presupuestos autorizados, pero excluye las reservas de gestión. # Enlaces de interés * La guía del PMBOK, Gestión de costos [https://es.slideshare.net/Dharmacon/pi-007-01](oembed:https://es.slideshare.net/Dharmacon/pi-007-01) * Gestión del presupuesto, PMBOK UACM, [http://pmbokuacm.weebly.com/gestioacuten-del-presupuesto.html](http://pmbokuacm.weebly.com/gestioacuten-del-presupuesto.html) * Controlar los costos, Capitulo 7 PMBOK, [https://capitulo7pmbok.wordpress.com/controlar-los-costos/](https://capitulo7pmbok.wordpress.com/controlar-los-costos/) * Ejemplo: Gestión del valor ganado paso a paso, Todo PMP, [https://todopmp.com/controlar-los-costos/](https://todopmp.com/controlar-los-costos/)